Conditions générales

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Conditions générales

CONDITIONS GENERALES DE LOCATION au CENTRE CULTUREL DE RENCONTRE ABBAYE DE NEUMÜNSTER

(ci-après « CCRN », « le loueur )

1. Exclusivité des conditions générales de location

La mise à disposition des locaux est régie par le contrat de location signé entre les parties et par les présentes conditions générales. Par la signature du contrat de location, le locataire reconnaît la validité et l’application sans réserve ni exception de ces conditions générales.

2. Locaux mis à disposition

Le contrat de location dispose en son 1er point (objet de la location) de manière précise les locaux mis à disposition. Un plan du CCRN retraçant les locaux peut être consulté sur le site internet www.ccrn.lu.

3. Cause de la location

La mise à disposition des locaux se fait exclusivement pour l'activité du locataire telle que décrite dans le contrat de location (point 2). Une modification de la cause de la location doit être arrêtée par avenant au contrat de location.

4. Loyer, paiement et autres indemnités

Le montant du loyer est défini dans le contrat de location. A défaut de précisions au contrat quant aux prix des différents locaux, la liste de prix valable au jour de la signature du contrat de location est applicable. Cette liste peut être consultée sur le site internet www.ccrn.lu.

La réservation des locaux du CCRN n’est définitive qu’après paiement d’un acompte correspondant à 50% au profit du compte bancaire IBAN LU09 0141 7366 4840 0000 du CCRN auprès de ING. En cas d’annulation par le locataire, les conditions de l’article 20 des présentes conditions générales sont applicables.

Sauf disposition contraire dans le contrat de location, le loyer fixé dans le contrat de location doit impérativement être réglé en intégralité au plus tard 5 (cinq) jours avant le début de la durée de location sur le compte bancaire no IBAN LU09 0141 7366 4840 0000 du CCRN auprès de ING.

Au jour de la signature du contrat de location, le loueur peut demander au locataire de lui fournir une garantie bancaire à première demande et irrévocable émise par un établissement bancaire de la place de Luxembourg. Cette garantie est destinée à couvrir toutes indemnités généralement quelconques qui seraient éventuellement redues par le locataire sans pour autant cantonner à ce chiffre l'indemnisation totale éventuellement due par le locataire en cas de dégâts pour lesquels il serait responsable.

En cas de non-paiement de l’intégralité du loyer dans le délai imparti, le loueur est déchargé de toutes obligations généralement quelconques découlant ou pouvant découler du contrat de location. Il est notamment en droit de disposer librement des installations précitées notamment pendant la durée de temps fixée au contrat de location.

Un décompte final sera établi après la manifestation. Le locataire recevra une facture finale avec toutes les prestations du loueur qui ne sont pas indiquées dans le contrat de location ou dans les conditions générales de location et qui ne lui seront fournies par le loueur qu’après signature d’un avenant au contrat de location.

En cas de retard de paiement endéans les 30 jours de l’envoi de la facture, des intérêts seront calculés au taux légal en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg sur la valeur de la facture et seront dûs de plein droit et sans mise en demeure, par le seul fait de l'échéance.

5. Etats des lieux et réparation

Lors de la mise à disposition des locaux, un état des lieux écrit est dressé contradictoirement entre parties avec indication de tous défauts éventuellement constatés aux locaux. Si l’état des lieux ne mentionne aucun défaut, il est présumé que les locaux ont été remis en un état parfait.

A l’expiration de la durée de location convenue, le locataire doit complètement libérer les locaux. Au jour de cette libération, un état des lieux contradictoire est à nouveau établi et signé entre parties.

En l’absence du locataire, respectivement en cas de refus par le locataire d’assister à ce deuxième état des lieux, le loueur dresse ce constat qui est considéré comme contradictoire entre parties.

Tout défaut, endommagement ou dégradation constaté lors de ce deuxième état des lieux fait l’objet d’une remise en état par des corps de métier compétents à saisir par les seuls soins du loueur et aux frais du locataire. Une réparation en nature de la part du locataire est exclue.

Au cas où le locataire a l’intention de louer un local afin d’organiser une soirée dansante, le loueur lui impose l‘installation d’une piste de danse aux frais du locataire.

6. Modification et transformation des locaux

Le locataire est tenu d’utiliser les locaux lui confiés en bon père de famille et de les restituer au loueur à la fin du contrat dans le mème état que celui de l'entrée dans les lieux.

Toutefois, des modifications peuvent être apportées aux locaux ceci avec l'accord exprès du loueur et définies exhaustivement par un écrit signé par les parties annexé au contrat de location dont il fait partie intégrante.

Si, lors de la durée de location, des modifications autorisées devaient causer des dégâts aux locaux mis à disposition, ceci du fait de leur installation ou en vertu d'effets imprévisibles pour le loueur, ces dégâts sont immédiatement constatés par un état des lieux contradictoire dressé entre parties. En l’absence du locataire, respectivement en cas de refus du locataire d’assister à cet état des lieux, le loueur dresse le constat qui est considéré comme contradictoire entre parties. Suite à ce constat, le loueur peut faire mettre directement les lieux en leur pristin état, et/ou faire procéder aux réparations qui s'imposent, ceci aux frais du locataire.

Au plus tard à la fin de la location, le locataire doit remettre à ses frais les locaux en leur pristin état et enlever tous les objets qu’il y aura fait installer. A défaut de ce faire, tout objet s’y trouvant sera enlevé et mis en dépôt aux frais du locataire pendant une durée de 10 jours. Passé ce délai, le loueur est expressément autorisé de disposer des objets de quelque façon que ce soit, notamment de les confier à la décharge publique, aux frais du locataire.

7. Utilisation des installations techniques

Les installations techniques des locaux mises à disposition et nécessaires au bon déroulement de l'activité du locataire ne peuvent être utilisées et manipulées que par le loueur. Le loueur peut imposer l’assistance d‘un technicien aux frais du locatire.

Toute demande technique (installation de cabines de traduction, projections, éclairage, etc.) devra passer par le loueur. Si l’équipement n’est pas compris dans l’équipement de base prévu pour la/les salle(s) louée(s), le loueur fera parvenir une offre de prix au locataire.

8. Sécurité

Le locataire a l’obligation de prendre toutes les démarches utiles et nécessaires afin de respecter les dispositions réglementaires applicables en matière de sécurité, et notamment les prescriptions de l’Inspection du travail et des mines.

Le locataire est responsable de l’application stricte des règles de sécurité pour les locaux, publiées et affichées dans les locaux du CCRN.

Le personnel du loueur a toujours accès aux locaux mis à disposition et peut à tout moment dénoncer d'éventuelles infractions aux règlesde sécurité. Néanmoins, le loueur n'a pas d'obligation d'inspection en la matière et n’encourt aucune responsabilité en cas de non-respect des règles de sécurité par le locataire.

Dans l’hypothèse où une manifestation nécessiterait l’installation d’objets ou d’équipements spéciaux, le locataire devra charger un organisme de contrôle agréé en vue d’assurer la vérification de la bonne exécution du montage, ou de la fixation des objets en cause, respectivement de leur démontage ou enlèvement. Le locataire est obligé de demander auprès de l’organisme de contrôle agréé de fournir au loueur un rapport de vérification et son autorisation d’exploitation.

En cas de montage ou de démontage par le locataire de ces installations à un moment où une autre manifestation est ouverte au public, le locataire doit prendre toutes dispositions afin de ne pas perturber ou gêner l’ordre, la tranquillité et la sécurité du public (bruit, courant d’air, évacuation du public, ....).

Le loueur est en droit d’interdire au locataire des travaux de montage, respectivement de démontage, s’il estime qu’il y a danger ou incommodité pour les usagers du Centre.

Sans préjudice des dispositions des alinéas suivants, l’usage de toutes les portes et issues de secours ne peut être entravé pendant la durée du contrat de location. Il est de la responsabilité exclusive du loueur de veiller à la stricte application de cette prescription.

Le locataire n’est pas autorisé de suspendre quelque élément que ce soit au conduit de ventilation, de désenfumage, des passerelles d’éclairage, et d’une manière générale aux conduits existants.

Il est strictement interdit de stocker de quelconques matières inflammables et/ou dangereuses dans les dépôts et/ou les installations et locaux mis à disposition en vertu du présent contrat.

Tout incident ou défaut de fonctionnement d’une installation quelconque doit immédiatement être signalé par le locataire au loueur.

Aucune intervention de quelque nature qu’elle soit sur les installations techniques fixes (eau, électricité, courant faible, téléphone, vidéo, sonorisation, etc) n’est autorisée.

Toutes fixations dûment autorisées sont à prévoir de façon à ne pas devoir percer des trous dans les infrastructures existantes.

Aucune installation ne doit gêner la fermeture correcte et réglementaire des portes coupe-feu.

Le loueur n’assume aucune responsabilité en cas de vol et/ou d’endommagement des objets stockés dans les dépôts ou autres locaux généralement quelconques.

Il est strictement interdit de fumer dans l’ensemble du CCRN, sauf dans les espaces plein air ou dans les lieux expressément prévus à cet effet. Le locataire est personnellement responsable de veiller à la stricte application de cette interdiction, notamment à l’égard du public.

9. Autorisations diverses

Le loueur garantit que l’objet donné en location est en principe apte à l’exploitation, respectivement à l’organisation des activités proposées par le locataire.

Le locataire est libre dans son choix du traiteur (exepté les pauses café), à condition que celui-ci dispose de toutes les autorisations nécessaires. L’exploitant de la Brasserie de l’Abbaye a les droits exclusifs des pauses café.

Traiteurs non-luxembourgeois: Le locataire devra faire parvenir au loueur un certificat d’agrément intra-communautaire au moins 3 semaines avant la manifestation.

Le locataire est obligé de se munir à son initiative et à ses frais de toutes autorisations individuelles éventuellement requises (surveillance des travaux, sapeur-pompier, police, nuits blanches, etc).

Le locataire est obligé de fournir au loueur au plus tard 5 jours avant le début de la manifestation les originaux des autorisations requises.

Le locataire, organisateur d’une manifestation devant générer des droits d’auteur, est obligé de déclarer sa manifestation à ses propres frais auprès de la SACEM et de fournir au loueur, au plus tard la veille de l’organisation une preuve de la déclaration afférente.

10. Informations sur le déroulement des manifestations

Le locataire soumet par écrit au loueur: - au moins dix jours avant le début de la manifestation un plan détaillé du déroulement de la manifestation en cause avec le nombre des participants/visiteurs/spectateurs attendus; - la veille du début de la manifestation toute modification éventuelle au premier plan soumis ainsi que, le cas échéant, le nombre des tickets d'entrée distribués.

En cas d’annulation ou d’ajournement de la manifestation, le locataire est obligé d’en informer immédiatement le loueur.

11. Organisation de manifestations

Le locataire est organisateur exclusif de sa manifestation avec tous les droits et obligations qui en découlent.

A cet égard, le locataire assume notamment l’intégralité des risques quels qu’ils soient, résultant ou pouvant résulter de son organisation, de la préparation et du déroulement des manifestations.

Le locataire est obligé d’indiquer de manière appropriée sa qualité d’organisateur sur tous documents susceptibles d’être utilisés préalablement et/ou pendant la manifestation (lettres, publicité, billets d’entrée, etc...).

Le loueur met à disposition du locataire le personnel de surveillance et de contrôle de base répondant aux exigences spécifiques des locaux du centre. Les coûts afférents sont compris dans le prix de la location convenu entre parties pour les manifestations.

Des services supplémentaires conditionnés par l’organisation comme p.ex. pour les domaines VIP, presse, scène, gradins, parking, etc. seront fournis séparément par le loueur selon les besoins du locataire en accord préalable avec le loueur et aux frais du locataire. Ces services doivent être spécialement énoncés au contrat de location.

Le locataire n’est autorisé à faire intervenir du personnel de surveillance à sa propre initiative qu’après accord préalable et écrit de la part du loueur. A cet égard, les fonctions précises de ce personnel sont à définir au préalable. En pareille hypothèse, il est expressément convenu et accepté que les décisions du personnel de surveillance et de contrôle propre au Centre, sont à respecter scrupuleusement par le personnel du locataire.

A ces fins, le loueur désignera un chargé de projet responsable dont les décisions sont à respecter scrupuleusement par le locataire.

12. Publicité, vente et production de tickets

Le locataire est seul responsable de la réalisation de sa publicité et de la vente des tickets d’entrée.

Avant toute publication, il doit soumettre la publicité au loueur qui doit donner son accord. Toute publicité que le loueur estime nuisible à l'image du CCRN peut être interdite par ce dernier.

Le locataire est obligé d’indiquer dans toutes publicités, y compris sur les billets d’entrée que le nombre de parkings près du CCRN est limité. Pour cette raison, le locataire doit inciter les visiteurs à avoir recours aux transports publics ou à utiliser les parkings publics de la Ville de Luxembourg.

Toute forme de publicité faite à l'intérieur des locaux mis à disposition nécessite l’accord écrit et préalable du loueur. Ceci vaut également pour la distribution de matériel de publicité de toute sorte.

La production des tickets d’entrée est affaire exclusive du locataire sous réserve de respecter le graphisme de la signalétique « bâtiment du CCRN ». Le locataire est obligé de ne produire et de ne distribuer qu’autant de tickets d’entrée qu’il y a de places disponibles et autorisées en vertu des plans. Sur demande du loueur, le locataire est obligé de justifier le nombre des tickets d’entrée produits par présentation des bons de livraison originaux de l’imprimerie ou par présentation du rapport de la prévente. Le loueur a un droit de contrôle et d’examen en ce qui concerne la production et la distribution des tickets d’entrée.

Seuls les visiteurs, respectivement les spectateurs de la manifestation munis de tickets d'entrée ont accès au CCRN. Les billets d’entrée ne garantissent une liberté de mouvement que vers et à l’intérieur des locaux mis à disposition du locataire et destinés au public.

Les billets d’entrée non vendus doivent être présentés au loueur après la fermeture de la caisse le jour-même de la manifestation, pour examen et contrôle. Lors de l’utilisation d’un système de vente de billets commandés par ordinateur, le listing du règlement de comptes de la prévente doit être remis au loueur avant l’ouverture de la caisse et celui de la caisse à la fin de la manifestation.

Lors de l’utilisation d’un système de vente de billets commandés par ordinateur, tous les rapports d’annulations doivent être imprimés. Les billets annulés doivent être remis au loueur lors du règlement des comptes.

La production et la distribution des billets d’entrée peuvent également s’effectuer entièrement ou partiellement par le loueur. Le locataire est informé que le loueur utilise un système de vente de billets commandés par ordinateur à cet effet.

La vente des billets s’effectue exclusivement au nom et sur facture du locataire. Le loueur a le droit de percevoir une taxe de prévente sur les billets d’entrée ; cette taxe est fixée par le loueur, pour autant qu’il soit chargé de la diffusion des billets lui-même et pour autant que le locataire n’ait pas fixé un prix final, provision et charges pour le lieu de prévente incluses.

Si le locataire confie au loueur la production et la diffusion des billets, le loueur perçoit une rémunération à fixer entre parties.

Le loueur a le droit d’affecter la recette de la vente des billets d’entrée prioritairement au règlement de toute créance résultant ou pouvant résulter du contrat de location entre parties.

Le loueur peut exiger du locataire la mise à disposition gratuite de 10 billets maximum par manifestation.

13. Droits audiovisuels

Chaque enregistrement en son et/ou en image d'une manifestation au CCRN, effectué par le locataire ou pour son compte, doit être spécialement autorisé par le loueur. Ce dernier peut demander une rémunération spéciale à définir entre parties. Faute d'accord, une distribution des enregistrements ne peut être faite par le locataire ou pour son compte.

14. Vestiaire, gastronomie et autre diffusion de marchandises

Le fonctionnement           d’une garde-robe pour les participants/visiteurs/spectacteurs de la manifestation incombe au loueur. Le loueur peut confier cette exploitation en sous-traitance à un tiers. Les utilisateurs de ces services doivent payer la rémunération tarifaire afférente.

Toute distribution, gratuite ou contre paiement, d'aliments, de boissons et de tabacs est soumise à l’autorisation écrite et préalable du loueur. Les services de la buvette de la Salle Krieps ainsi que les services de gastronomie du centre de conférence (cafés d’accueil, pauses-cafés, boissons etc), hormis la restauration, sont assurés en exclusivité par l’exploitant de la brasserie du CCRN.

Le locataire peut diffuser des produits en relation directe avec la manifestation, comme des programmes et des articles.

15. Règlement intérieur

Le règlement intérieur, indiquant e.a. les règles de sécurité, est publié et affiché dans les locaux du CCRN et constitue partie intégrante de ces conditions. Le locataire doit veiller à ce qu'il soit respecté par tous les participants/visiteurs/spectateurs de la manifestation et par son propre personnel.

16. Responsabilité du locataire

Le locataire est exclusivement responsable de tout préjudice généralement quelconque causé au loueur et résultant de tout fait quelconque (faute, manquement, négligence ou imprudence) accompli par lui-même, son personnel, les responsables, mandataires (exprès, tacites ou apparents) et commis du locataire de même que par les participants, visiteurs/spectateurs de la manifestation organisée par le locataire.

Le locataire doit contracter une assurance responsabilité civile appropriée à sa manifestation qui assure les dommages corporels, les dégâts matériels et les dommages de location en rapport avec sa manifestation, pour tout participant, visiteur et personnel du locataire. Le locataire doit soumettre au loueur au moins 5 jours avant le jour de l’organisation par présentation de la souscription d’une telle assurance et confirmation que la prime d’assurance a été réglée. En cas de défaillance par le locataire, notamment dans le délai lui imparti, le loueur a le droit de conclure une assurance de responsabilité civile au nom et pour le compte du locataire, ceci aux frais du locataire.

Si, après conclusion du contrat de location, il est constaté que la manifestation comporte un risque non prévu par ces conditions générales, le loueur est en droit d’exiger des garanties supplémentaires sous forme d’une caution ou bien d’une garantie supplémentaire à fournir à première demande par une banque ou une couverture par une assurance supplémentaire. Si le locataire ne satisfait pas à cette exigence dans un délai convenable, et cela au moins 5 jours avant le début de la manifestation, le loueur a le droit de résilier le contrat de location.

17. Responsabilité du loueur

Le loueur n’est responsable à l’égard du locataire qu’en cas d’inexécution de ses obligations telles qu’elles résultent du contrat de location et des présentes conditions générales.

18. Cession et sous-location, pluralité de locataires

Le locataire n’a pas le droit de céder les droits de ce contrat à un tiers.

Une sous-location à un tiers n’est possible qu’après accord préalable et écrit du loueur. En cas de sous-location, le locataire supporte toute la responsabilité, le tout solidairement avec le sous-locataire. En cas de pluralité de locataires, ceux-ci sont tous solidairement et indivisiblement tenus à l’égard du loueur. D’éventuels engagements d’un locataire lient tous les locataires solidairement et indivisiblement à l’égard du loueur.

19. Résiliation du contrat de location

Le loueur peut résilier le contrat de location à tout moment et sans préavis si :

  • les paiements et les garanties contractuellement exigés ne sont pas exécutés et justifiés par le locataire dans les délais impartis ;
  • le locataire ne respecte pas l’une quelconque des obligations contractuelles respectivement l’une quelconque des dispositions résultant des présentes conditions générales ;
  • le locataire n’observe pas les mesures de sécurité ou s’il ne respecte pas les obligations administratives ou une quelconque disposition légale ou réglementaire ayant trait à l'organisation de la manifestation par lui projetée;
  • le locataire est déclaré en état de faillite;
  • il existe des indices concrets de risques d'atteintes à la sécurité et à l'ordre public ;
  • un événement ayant les caractéristiques de la force majeure intervient et qui met le loueur dans l'impossibilité de mettre les locaux à disposition.

Si le loueur résilie le contrat sans préavis pour une des raisons citées ci-dessus, l’obligation du locataire au paiement du loyer ne s’éteint pas, sauf le cas de force majeure. La résiliation pour une des causes sus-énoncées ne permet pas au locataire de réclamer des dommages- intérêts à l'égard du loueur.

20. Annulation de la manifestation

Le contrat de location doit être soumis au loueur dûment signé par le locataire dans un délai maximum de 14 jours après sa réception, à défaut de quoi le locataire-candidat perd tous droits relativement à la manifestation projetée.

En cas d’annulation par le locataire d’une date de manifestation fixée par contrat, il doit payer l’indemnité suivante au loueur : jusqu’au 20ième jour avant l’organisation 25 % du loyer fixé, plus les frais accessoires qui ont déjà dû être supportés, plus la T.V.A. légale ;

jusqu’au 10ième jour avant l’organisation 50% du loyer, plus les frais accessoires qui ont déjà dû être supportés, plus la T.V.A. légale ; après le 10ième jour avant l’organisation 100% du loyer fixé, plus les frais accessoires qui ont déjà dû être supportés, plus la T.V.A. légale.

Seront toujours à charge du locataire tous engagements, frais ou dépenses effectués par le loueur pour compte du locataire dans les conditions spécifiées ci-avant.

21. Banques de données

Le locataire autorise le loueur à enregistrer et à traiter les données personnelles ayant trait au locataire. Le loueur s ́engage à respecter les principes relatifs à la protection des données à caractère personnel concernant les données personnels du locataire et de ses employés ainsi que celles concernant les participants que le locataire serait éventuellement ammené à lui communiquer.

22. Compétences légale et juridictionnelle

En cas de litige et faute de règlement à l'amiable, le droit luxembourgeois sera d'application devant les juridictions du Grand- Duché de Luxembourg qui seront seules compétentes.

L’Etablissement public se réserve le droit de modifier ses tarifs et conditions générales de mise à disposition à tout moment.